al combinar una correspondencia se usa la combinación del documento original y origen de datos.
-Documento principal
es el texto de valor de origen y campos variables
-Origen de datos
es donde se encuentra los documentos que vamos a utilizar pueden ser tablas excel , direccion
outlook . tablas de word , o se puede introducir en el momento de combinar.
14.2. Crear el documento principal
al abrir word con un texto fijo se da click en la pestaña de correspondencia al menú iniciar combinación de correspondencia
Primero tenemos que elegir el tipo de documento el cual se combinara en (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.)
El Segundo paso es definir el documento ha utilizar de la que saldrá el documento combinado.
14.3. La pestaña Correspondencia
Aquí se vera los iconos que aparecen en la pestaña correspondencia :
14.4. Insertar campos de combinación
Pára incluir campos de combinación hacer click en el icono de correspondencia aquí se ve una muestra de campo de combinación .
14.5. Ver datos combinados
si queremos ver como quedara nuestro documento tenemos que hacer click en el icono que se ve una lupa para apreciar la vista previa del documento.
14.6. Desplazarse por los registros
los datos pueden contener filas y columnas de datos.Al combinar se generan la cantidad de documentos tal cual tenga el origen.
14.7. Buscar un registro
Si el origen de datos costa de muchos registros puede ser extenso y algo fastidioso buscarlo en el registro para eso se usa el botón BUSCAR DESTINATARIO.
14.8. Destinatarios de combinar correspondencia
al tener un archivo de word , para manipularlos se hace click en el icono EDITAR LISTA DE DESTINATARIO se presenta el dialogo de destinatarios de combinar correspondencia donde encontraras información que se utilizara.
14.9. Filtrar destinatarios
al momento de filtrar los destinatarios se usa el registro de valor determinado
en la pestaña correspondencia hacer click EDITAR LISTA DE DESTINATARIO pulsamos en el encabezado y nos presentara una lista con diversas opciones .
14.10. Ordenar destinatarios
al querer ordenar campos,queremos que se haga ordenadamente, solo tenemos que seleccionar la opción de ORDENAR POR.
14.11. Asignar campos
El icono ASIGNAR CAMPOS , en este cuadro de dialogo vemos un cuadro. En este cuadro los campos estándares que usa word e indicamos el campo de origen de datos con el que corresponde.
14.12. Combinar al imprimir
esta opción permite trasladar el archivo directamente a la impresora
al hacer click se nos presentara este cuadro.
14.13. Combinar en correo electrónico
esta opción envía mensajes de correo electrónico nos da la opción de enviar cada carta de resultado a cada correo electrónico
14.14. Sobres y etiquetas
La 1° opción es similar a iniciar combinación de correspondencia en la pestaña correspondencia en esa pestaña también se crea sobres o etiquetas
-los sobres se pueden modificar fuente , posición de texto etc.................
-En el caso de las etiquetas es indicar las etiquetas que se va imprimir
No hay comentarios:
Publicar un comentario